EVRAK ARŞİV ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

     Kuruluş
Emniyet Genel Müdürlüğü, İl Emniyet Müdürlüğü Evrak ve Arşiv Şube Müdürlüğü, Merkez ve Taşra Teşkilatı 1995 yılında çıkarılan Evrak ve Arşiv Şube Müdürlüğü Kuruluş, Görev ve Çalışma yönetmeliği ile organize olmuştur.
     Buna göre Evrak ve  Arşiv Şube Müdürlüğü;
 1) İdari Büro Amirliği
 2) Evrak Büro Amirliği (E-Posta “Trans-Pol”,Gelen-Giden Evrak)
3) Kozmik Büro Amirliği
4) Arşiv Büro Amirliğinden oluşmaktadır.
Bürolar Amirliği

Bürolar Amirliği. Bürolar arasında işbirliği ve koordinasyonu, şube personeli arasında sevgi ve saygıya  dayalı bir disiplin ve hizmet anlayışını tesis gayesi ile organize olmuştur. Personelin hizmeti uygulama biçimi, göreve geliş ve görevden ayrılış saatleri ile iş ve işlemlerin hukuka uygunluğunu denetlemekte ve yönlendirmektedir. Hizmette verimliliğin artırılması, çalışma şartlarının iyileştirilmesi ve personel niteliğinin değişen ve gelişen şartlara göre yükseltilmesi ile performansa dayalı hizmet anlayışının tesisi için önerilerde bulunmaktadır.

İdari Büro Amirliği Hizmetleri
Birimler arası yazışmaları yapmak
Kurum dışı yazışmaları yapmak
Birim içi yazışmaları yapmak
Personel özlük işlemlerini yapmak
Tebligat işlemelerini yapmak
Dosyalama yapmak
Arşivleme işlemi yapmak
Evrak giriş, çıkış ve takibini yapmak
Yazışmaların takibini yapmak
İş akışı sırasında oluşan aksaklıkları ilgililere bildirmek.
Mevzuatta yer alan defterleri tutmak
Birimin malzeme ihtiyaçlarını tespit/talep etmek

İdari Büroda görevli personel yukarıda maddeler halinde belirtilen görevleri yapmaktadır.
Evrak Büro Amirliği 

1- Gelen Evrak
        Emniyet Müdürlüğüne gelen her türlü evrak ve koliler zimmet karşılığında teslim alınmaktadır.
        Gelen Evrak Bürosu teslim aldığı evrakların muhafazasından ve gizliliğinin korunmasından, birimlere zimmetle teslim edilinceye kadar sorumludur.
        Evrak kayıt föyündeki her haneye bir evrakı kaydetme ve föydeki bütün sütunları hatasız daktilo etmekle görevlidir.
        Föyler;   iki suret   tanzim   edilerek   biri evrakla birlikte ilgili şubeye teslim edilmekte, teslim alan memurun  sicili  yazılmakta ve imzası alınarak  şubede saklanmaktadır.
        Büro   faaliyetleri   ile ilgili günlük,  aylık   ve  yıllık faaliyet   raporlarının istatistiklerini yapmak  ve gereği yapılmak üzere ilgililerin istifadesine sunmak.

Föyleri (İmza nüshaları) yıl sonunda  ciltleyip arşivlemek.
Makama arzlık olarak verilen evrakların takibini yapmak, arzdan çıkan evrakların zimmet karşılığında birimlere ulaşımını sağlamak.
2- E-Posta

Ayrıca 10.11.2003 günü faks-teleks projesi olarak bilinen ve evrak otomasyonunun ilk bölümü olan E-Posta (Trans-Pol) ile  dijital ortamda 81  İl Emniyet Müdürlüğü ve Emniyet Genel Müdürlüğüne evraklar  gönderilmeye ve alınmaya başlanılmıştır.Henüz Taşra ilçelere, diğer Kamu Kurum ve Kuruluşlara  dijital ortamda E-Posta (Trans-Pol) gönderisi yapılamamaktadır.Ekinde resim, materyal, kroki ve gizlilik derecesi bulunan evrak ve dokümanlar, E-Posta (Trans-Pol) yoluyla gönderilmemektedir.
3-  Giden Evrak :

İl ve İlçe Kamu Kuruluşlarına gönderilmek üzere, Emniyet Müdürlüğü Merkez birimlerince  tanzim edilen evraklar, iki suret  föye kayıtları yapılıp, evrak, koli ve paketlerin gideceği adreslere göre tasnifi yapılarak, tarih ve sayısı verilmektedir.

Tarih ve sayı alan evraklar, gideceği adreslere göre öncelikle şehir içi ve şehir dışı olarak tasnif yapılarak zarflanmaktadır.
Pul mutemetliği hizmetlerini yürütmektedir
Kozmik Büro Amirliği

Emniyet Müdürlüğümüz birimlerinde yürütülen hizmetlerin ve yapılan işlemlerin güvenliğini sağlamak ve muhafaza edilen her türlü gizlilik dereceli evrak, araç ve gerecin ilgisiz ve yetkisiz kişilerin ellerine geçmesine engel olmak ve gizlilik derecelerini tespit ile yapılacak işlemleri belirlemek, evraka uygulanacak gizlilik dereceleri ve işaretlerini, bu işaretlerin tanımlarını, evraka uygulanma biçimlerini ve gizlilik dereceli evrakın muhafazası için alınması gereken güvenlik önlemlerinin gereği ilgide kayıtlı yönerge ve talimatlar doğrultusunda Evrak ve Arşiv Şube Müdürlüğü bünyesinde evrak güvenliğini sağlamak amacıyla Kozmik Büro Amirliği faaliyete geçirilmiştir. 

“Çok Gizli” gizlilik dereceli evraka, gizlilik derecesi verilmesi konusundaki Yetki ve Sorumluluk, onu çıkaran Makama aittir.Bu sorumluluk yazıyı hazırlayan personelden başlayarak imzalayacak amire kadar koordine Makamları dahil  tüm ara makamları kapsamakla birlikte evrakın, gizlilik dereceleri, güvenliği, tabi tutulduğu işlem, gizlilik derecesini tayininde esaslar, tayin yetkisi, işaretlenmesi, gereğinden fazla yada az gizlilik derecesi vermek, hazırlanması, yazılması, yollanması ve imha konusunda görevlidir.

Arşiv Büro Amirliği
 Şubelerde işlemleri bitmiş ve kendilerine verilmiş olan dosyaları belli bir düzenleme içinde ve önceden planlanmış yerlerde saklamak. Bu dosyaları içerisinde geçen olay ve şahıslar açısından fişlemek. Dosya fişlerini tasnifli olarak özel dolaplarında muhafaza etmek. Mevcut dosyalar ile dosya fişleri hakkında ilgili ve yetkililer dışında hiç kimseye bilgi vermemek. Şahıslarla ilgili fişlerin yazımında her şahsın adı ve soyadı için ayrı ayrı fişlerini tanzim etmek ve her fişin yazımında esas alınan isim ve soyadının ilk üç harfini alarak rumuz oluşturmak. Bu tasnif ve yerleştirme sırasında eksik veya yanlış yazılmış fişlere rastlanması halinde bu hususların giderilmesini sağlamak. Yaptığı işlemlerle ilgili günlük, aylık ve yıllık istatistikleri tutmak, bunlardan aylık ve yıllıkları şube müdürünün bilgisine sunmaktadır.

T.C. Konya Emniyet Müdürlüğü - Bilgi İşlem Şube Müdürlüğü 2005
Musallabağı Mh. Telgırafçı Hamdibey Cd. Selçuklu KONYA
Tel : 332 237 64 00   Fax : 332 235 25 16